DeSp_Alex, насколькоя я понимаю уже имеется установленный и настроенный сервер.
тогда предлагаю два варианта:
либо, через .htaccess разрешаешь доступ только для подсети твоей конторы (форум с открытой регистрацией и т.д.)
либо, ставишь форум с закрытой регистрацие и со скрытими форумами для гостей, и для каждого сотрудника создаешь свою учётную запись.